Vorbei sind die Zeiten, in denen IT-Könner allein für sich im stillen Kämmerlein Programmcodes erdachten: Regelmäßiger, direkter Kontakt mit Kunden oder dem eigenen Projektteam gehört heute zum Arbeitsalltag. Kommunikationsmittel Nummer eins für einen schnellen, freundlichen, unkomplizierten Austausch ist dabei nach wie vor das Telefon. Gerade im Gespräch mit Geschäftspartnern und Auftraggebern kann man mit einigen einfachen Tricks und Techniken für einen guten Eindruck sorgen.
Die richtige Haltung
Mimik und Körperhaltung beeinflussen die Stimme. Lächeln Sie beim Telefonieren, dadurch klingen Sie wacher und freundlicher. Setzen Sie sich beim Telefonieren entspannt aufrecht hin: Sie klingen souveräner. Auf keinen Fall sollten Sie den Hörer zwischen Kopf und Schulter festklemmen - dies klingt nicht nur gequält, sondern rächt sich bald durch einen steifen Hals und schmerzende Schultern. Wenn Sie häufig längere Gespräche führen und den Hörer nicht ständig in der Hand halten wollen, leisten Sie sich ein Headset.
Die vollendete Begrüßung
"Ja? Hallo?" In einigen europäischen Ländern ist eine solche Meldung nach dem Abnehmen völlig üblich, in Deutschland gilt sie als unhöflich. Gönnen Sie Ihrem Anrufer die Gewissheit, dass er die richtige Person erreicht hat, und melden Sie sich mit Ihrem Vor- und Nachnamen, dem Namen das Unternehmens und einer freundlichen Begrüßung. Umgekehrt gilt: Wenn Sie selbst anrufen und nur mit einem anonymen "Hallo" empfangen werden, sollten Sie sich zunächst vorstellen und nicht als erstes nachfragen, wen Sie am Apparat haben.
Wenn dann beide Seiten wissen, mit wem sie es zu tun haben, sollten Sie als Erstes fragen, ob die Gelegenheit günstig ist. Wenn Ihr Gesprächspartner gerade überhaupt keine Zeit hat, ist es wahrscheinlich besser, später anzurufen und das Thema in Ruhe zu besprechen. Benutzen Sie dabei lieber Wendungen wie "Haben Sie einen Moment Zeit?" oder "Passt es gerade?" als irgendwelche Abwandlungen von "Störe ich?" Sie vermeiden damit das Risiko, dass Ihr Kontakt die unhöfliche Antwort "Ja, Sie stören" geben muss.
Kein Multitasking
Konzentrieren Sie sich auf Ihren Gesprächspartner - er spürt es, wenn Sie nur mit halbem Ohr zuhören und während des Gesprächs E-Mails beantworten oder im Internet surfen.
Abschalten erlaubt
Anders als Privatanschlüsse darf man geschäftliche Nummern zu jeder beliebigen Zeit anrufen. Wer ein Diensthandy hat, darf dieses allerdings auch abschalten - in Besprechungen sowieso, aber auch am Feierabend, wenn nichts Dringendes dagegen spricht. Niemand kann und sollte rund um die Uhr erreichbar sein.Ein schönes Kartenset mit den Tipps kann beim hergon Verlag unter:
http://www.heragon.de/sofortwissen/der-gute-ton-am-telefon/
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